BEGRIPSBEPALINGEN
Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder:
de vereniging: de NVPV Alkmaar;
de statuten: de statuten van de vereniging;
het lid: het gewone lid, lid van verdienste, alsmede het jeugdlid,
tenzij uit het zinsverband blijkt dat op één of enkele van deze
categorieën wordt gedoeld;
het hoofd rondzending: het lid belast met de verzorging van de rondzending;
het blad: het landelijk filatelistische blad waarop een collectief abonnement
kan worden genomen;
de abonnee: het lid dat abonnee is op dit blad.
CONTRIBUTIE
Artikel 2
1. De penningmeester int de contributie van de leden.
2. Bij de aanvang van het lidmaatschap is contributie verschuldigd naar rato van het aantal maanden dat van het verenigingsjaar nog resteert.
3. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft desalniettemin de jaarlijks contributie voor het geheel verschuldigd.
4. Leden die 50 jaar lid zijn van de vereniging zijn vrijgesteld tot het betalen van contributie. Het betrokken lid zal hiertoe desgevraagd voor schriftelijk bewijs dienen te zorgen.
5. Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van een contributie te verlenen.
6. Leden van één gezin die tezamen op één adres wonen, kunnen een verzoek indienen om voor de berekening van de door hen tezamen te betalen contributie te worden aangemerkt als gezinsleden. De gezinsbijdrage wordt vastgesteld door het bestuur.
KANDIDAATSTELLING BESTUURSFUNCTIES
Artikel 3
Bij de kandidaatstelling voor de benoeming van een lid van het bestuur worden van de kandidaat medegedeeld zijn naam en voornamen, zijn leeftijd, alsmede gegevens waaruit zijn geschiktheid voor de te vervullen functie blijkt.
BESTUURSVERGADERINGEN
Artikel 4
1. Het bestuur vergadert tenminste 10 maal per jaar.
2. De bestuursvergaderingen worden voorts gehouden zo dikwijls de voorzitter, danwel tenminste twee andere leden van het bestuur dit noodzakelijk achten.
3. De bestuursvergaderingen worden bijeengeroepen door de voorzitter, danwel de bestuursleden bedoeld in het voorgaande lid, of namens deze(n) door de secretaris. De bijeenroeping geschiedt schriftelijk op een termijn van tenminste drie dagen onder opgave van de te behandelen onderwerpen (zon- en feestdagen niet meegerekend).
Indien werd gehandeld in strijd met het bepaalde in de vorige zin, kan het bestuur niettemin besluiten nemen, tenzij één of meer bestuursleden zich daartegen verzetten.
4. De bestuursvergaderingen worden gehouden te Alkmaar of naaste omstreken als te bepalen door degene die de vergadering bijeenriep.
5. Toegang tot de bestuursvergaderingen hebben de bestuursleden en degenen die daartoe door het bestuur zijn uitgenodigd.
6. Een bestuurslid kan zich door een ander bestuurslid ter vergadering schriftelijk doen vertegenwoordigen. Een bestuurslid kan slechts één mede-bestuurslid ter vergadering vertegenwoordigen.
7. Het bestuur kan in vergadering slechts besluiten nemen indien tenminste drie bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
8. Voorzover in de statuten of in dit reglement geen grotere meerderheid is voorgeschreven, worden de besluiten van het bestuur genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen. Bij staking van stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen, dan beslist het lot.
Indien bij verkiezing tussen meer dan twee personen door niemand een volstrekte meerderheid is verkregen, wordt herstemd tussen de twee personen die het grootste aantal stemmen verkregen, zo nodig na tussenstemming.
9. Het bestuur kan ook op andere wijze dan in een vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden in de gelegenheid worden gesteld om hun stem uit te brengen en geen van hen zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet.
Een besluit is alsdan genomen, indien de vereiste meerderheid van alle bestuursleden zich vóór het voorstel heeft verklaard.
10. De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen; bij zijn afwezigheid leidt de vice-voorzitter de bestuursvergaderingen; is ook hij afwezig dan voorziet de vergadering zelf in haar leiding.
11. De voorzitter bepaalt de wijze waarop de stemmingen in de bestuursvergaderingen worden gehouden, met dien verstande, dat, indien één of meer bestuursleden zulks verlangen, stemmingen over personen schriftelijk geschieden.
12. Het door de voorzitter ter vergadering uitgesproken oordeel, dat door het bestuur een besluit is genomen, is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voorzover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.
13. Van het verhandelde in de bestuursvergaderingen worden notulen gehouden door de secretaris of door de daartoe door de voorzitter aangewezen persoon. De notulen worden vastgesteld in dezelfde of de eerstvolgende bestuursvergadering en ten blijke daarvan door de voorzitter en de secretaris van die vergadering ondertekend.
OVERIGE BESTUURSTAKEN
Artikel 5
1. De secretaris voert de algemene briefwisseling der vereniging zoveel mogelijk in overleg met de voorzitter en houdt afschrift van alle uitgaande stukken. Hij is belast met de zorg voor het archief.
2. De secretaris coördineert de werkzaamheden verband houdend met de opstelling van het jaarverslag van het bestuur en verschaft de voor die opstelling benodigde gegevens.
3. Bij ontstentenis of tijdelijke verhindering van de secretaris wordt zijn functie waargenomen door de tweede secretaris, bij verhindering ook van deze door een door het bestuur uit zijn midden aan te wijzen persoon.
Artikel 6
1. De penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen en met de bewaking van de door de algemene vergadering goedgekeurde begroting. Hij doet de uitgaven en int de vorderingen.
2. Bij ontstentenis of tijdelijke verhindering van de penningmeester wordt zijn functie waargenomen door een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid.
3. De penningmeester maakt vóór 1 oktober van elk jaar een begroting op van de baten en lasten voor het lopende boekjaar en dient deze vóór dat tijdstip ter vaststelling in bij het bestuur.
4. De penningmeester is de kascommissie bedoeld in artikel 16 lid 4 van de statuten, bij haar werkzaamheden behulpzaam en draagt er zorg voor dat de commissie de haar in die bepaling toegekende bevoegdheden behoorlijk kan uitoefenen.
5. In geval de penningmeester tussentijds aftreedt , doet hij vóór dat tijdstip van defungeren zijn boeken en kas nazien door een daartoe door het bestuur te benoemen commissie van controle, bestaande uit drie leden van de vereniging. Deze commissie brengt binnen één maand na haar benoeming verslag uit aan het bestuur, dat dit verslag ter kennis brengt van de algemene vergadering. Het bepaalde in lid 5 van dit artikel is op deze commissie van overeenkomstige toepassing.
JEUGDZAKEN
Artikel 7
Indien er jeugdleden zijn wordt door het bestuur één der (bestuurs)leden belast met en verantwoordelijk voor het beleid met betrekking tot die jeugdleden. Dit lid coördineert de werkzaamheden verband houdende met de jeugdleden. Hij brengt regelmatig verslag uit aan het bestuur.
LANDELIJK FILATELISTISCH BLAD
Artikel 8
1. Ieder lid kan deelnemen aan een door de vereniging af te sluiten collectief abonnement op een landelijk filatelistisch blad (op het moment van het van kracht worden van dit reglement het blad "Filatelie", hierna: het blad). Het blad kent hiervoor een abonnement per kalenderjaar.
2. Een lid dat zo’n abonnement wenst (hierna: de abonnee), dient dit schriftelijk uiterlijk op 1 december aan de secretaris op te geven. Dit abonnement loopt door totdat de abonnee dit - conform het bepaalde in lid 4 van dit artikel - opzegt.
3. Onmiddellijk na 1 december geeft de secretaris aan de administratie van het blad op hoeveel leden een abonnement wensen - te weten de abonnees die niet hebben opgezegd plus de nieuwe abonnees - waarna laatstgenoemde, na te hebben vernomen welke prijs voor dat nieuwe jaarabonnement dient te worden betaald, aan ieder van de leden in kwestie de hoogte van die prijs opgeeft.
De abonnee dient vervolgens uiterlijk op 10 december de jaarabonnementsprijs voor het volgende kalenderjaar over te maken aan de penningmeester. Deze draagt daarna de jaarabonnementsprijs voor alle abonnees aan het blad af.
4. Een lid dat zijn abonnement wenst te beëindigen, dient dat uiterlijk op 1 december schriftelijk aan de secretaris op te geven. Verzuimt een abonnee zulks tijdig te doen, blijft hij het volgende kalenderjaar abonnee.
5. Een nieuw lid dat in de loop van een jaar lid wordt, kan opgeven dat hij met ingang van die datum ook het blad wenst te ontvangen. De abonnementsprijs voor het lopende kalenderjaar zal alsdan door de secretaris bij de administratie van het blad worden opgevraagd.
6. Ingeval van een tussentijds beëindigen van zijn lidmaatschap zoals in artikel 7 lid 1 van de statuten bepaald, heeft de ex-abonnee slechts recht op teruggave van een deel van het abonnementsgeld als dat volgens de regels van het blad mogelijk is.
7. Onder schriftelijke opgave genoemd in lid 2 en 4 wordt verstaan een opgave per post of per email danwel door persoonlijke overhandiging van die opgave aan de secretaris. In het mededelingenblad en op de website van de vereniging zal een bon voor opgave van begin of einde van een abonnementschap worden opgenomen.
8. Indien het blad van naam verandert, zijn verschijningsfrequentie wijzigt of overgaat op een andere vorm van publicatie (bij voorbeeld via internet) blijft het bepaalde in de leden 1 tot en met 7 van dit artikel zoveel mogelijk ongewijzigd van kracht.
RONDZENDINGEN
Artikel 9
1. De vereniging kent een lid belast met de verantwoordelijkheid voor de rondzendingen (het hoofd-rondzending); benoeming geschiedt door het bestuur.
2. Het bestuur is bevoegd om een instructie samen te stellen, die de rondzendingen en de interne verantwoording daarvoor regelt.
3. Het hoofd-rondzending brengt regelmatig van zijn bevindingen en de stand van zaken verslag uit aan het bestuur.
OVERGANGBEPALING
Vanaf het moment dat dit reglement is goedgekeurd door de algemene vergadering (1-12-2017), vervalt het collectief abonnement voor alle leden, zulks met ingang van het kalenderjaar 2018.
Ieder lid dat het blad na goedkeuring van dit reglement door die algemene vergadering niet langer wil ontvangen dient dit schriftelijk op te geven bij de secretaris. Die opgave heeft dan betrekking op een abonnement voor het jaar 2018 en dient uiterlijk op 1 december 2017 in het bezit van de secretaris te zijn.
Ieder lid dat niets opgeeft blijft abonnee voor de jaargang 2018.
SLOTBEPALING
Dit reglement treedt, behoudens de overgangsbepaling, in werking op de dag waarop de statutenwijziging, waarmee dit reglement verband houdt, in werking treedt (12-12-2017).